Qué hacer con los invitados que no confirman

Mandaste las invitaciones, respondieron varios y otros quedaron en visto. La fecha del catering no se mueve, así que en algún momento hay que decidir qué hacer con los que no contestan.

No hace falta perseguir a todo el mundo otra vez. Lo que sigue es un orden para cerrar la lista sin quedar mal con nadie y sin pasarte de la cantidad que reservaste.

Tres estados, no dos

En el panel cada invitado tiene uno de tres estados: pendiente, confirmado o no asiste. El pendiente es el que todavía no respondió, y ese es el que te está trabando la cuenta.

Conviene mirarlo así porque la tentación es contar «los que no dijeron que no» como si vinieran. Si hacés eso, reservás de más y después no sabés qué lugares liberar. El pendiente no suma ni resta hasta que alguien responde.

Elegí dos fechas

Vas a necesitar dos fechas distintas. La primera es cuándo mandás el recordatorio. La segunda es cuándo cierra la lista, y esa depende de tu proveedor: preguntá hasta qué día podés cambiar la cantidad de personas y hasta cuándo necesitan los menús especiales.

La fecha de cierre tiene que ser anterior a la entrega al catering. Si el salón te pide el número el martes, el cierre real para vos es el viernes anterior. Dejá esos días para revisar los casos raros, no para seguir esperando respuestas.

En el mensaje va una fecha concreta. «Antes del 10 de marzo» se entiende; «cuanto antes» no le dice nada a nadie.

Escribí solo a quien falta

Antes de mandar el recordatorio, revisá la lista. Es común que alguien haya confirmado desde el formulario después de la última vez que hablaron, y no querés escribirle a esa persona como si nada.

En BodaSimple el envío de recordatorio se arma solo con los invitados pendientes que ya recibieron la invitación. Si alguien ya respondió, no aparece en la selección. Si no queda nadie pendiente, la pantalla lo dice en vez de ofrecerte una lista vacía.

Usá esa selección en lugar de escribir contacto por contacto. Además de ahorrarte tiempo, evita el mensaje incómodo a quien ya te dijo que sí.

Qué hacer con el que no contesta

Después del recordatorio quedan dos grupos: los que se olvidaron y los que no saben qué responder.

A los primeros se les resuelve con un mensaje corto o una llamada de dos minutos. A los segundos conviene preguntarles cuándo van a poder definirlo, y anotar esa fecha. Así no volvés a escribirles cada tres días: tenés un próximo contacto acordado.

Si llega el cierre y la persona sigue sin responder, decidí con tu pareja qué lugar ocupa. Hay quienes prefieren guardarle el lugar hasta último momento y quienes necesitan liberarlo para no pagar de más. Las dos decisiones son válidas si están tomadas antes, no a las apuradas el día que entregás la lista.

Lo que no conviene es contar a un pendiente como confirmado para «ver qué pasa». Ese número termina en el catering y después no cierra.

Cerrá la lista y pasala a las mesas

Con las confirmaciones cerradas empieza la parte que se resuelve mejor en el panel que en una planilla: ubicar a cada invitado en una mesa.

Antes de mover sillas, fijate cuántas mesas entran en el salón y cuántas personas van en cada una. Después asigná por grupos que ya se conocen. Los acompañantes tienen que quedar juntos, y los chicos, cerca de sus familias.

Cuando la distribución está lista, conviene imprimir las hojas para portería, salón y catering. Cada una muestra qué invitados van en cada mesa, así el día del casamiento nadie tiene que abrir el celular para resolver una ubicación.

Los datos que faltan antes del cierre

Hay respuestas que llegan incompletas y conviene resolverlas antes de cerrar, no el día del evento.

• Si la invitación incluye acompañante, confirmá el nombre. Un «vamos los dos» sin nombre deja la mesa a medias.
• Si hay chicos invitados, averiguá qué necesita el catering para el menú infantil.
• Si alguien tiene una restricción alimentaria, pasala a quien cocina y no la dejes solo en el chat.

Un mensaje corto alcanza para completar cada caso: agradecé la confirmación y pedí el dato que falta.

Un cierre posible

La lista no se cierra sola: se cierra cuando decidís una fecha, escribís solo a quien falta y aceptás que el último grupo tiene dos o tres personas que no van a responder. Con la lista cerrada y las mesas armadas, el resto del casamiento se organiza sobre números que existen.

Si todavía estás en la etapa anterior, la guía de confirmación de asistencia por WhatsApp tiene los mensajes para pedir la respuesta. Para ver cómo se juntan las respuestas en el panel, mirá confirmación de asistencia.